Règles HIPAA pour les e-mails et les textes envoyés aux patients chiropratiques

La protection des données est une question très délicate, surtout depuis l'ère d'Internet. La protection des données médicales est encore plus sensible et, depuis 1996, elle est régie par la Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) partout aux États-Unis. Cette loi réglemente les communications entre les professionnels de santé et les patients. Dans cet article, nous allons détailler les règles HIPAA pour les e-mails et les SMS envoyés par un cabinet de chiropratique aux patients.

Les chiropraticiens sont-ils tenus de se conformer aux règles de la HPAA ?

Comme indiqué ci-dessus, tous les professionnels de santé, les institutions et le personnel sont tenus de se conformer aux règles HIPAA. Cela comprend :

• Les chiropraticiens • Les réceptionnistes aux bureaux des cabinets de chiropratique

• Les infirmières, les assistantes et les autres employés des

cliniques de chiropratique.



En bref, vous et le personnel de votre cabinet de chiropratique devez vous conformer à cette loi sur la protection des données médicales.

Quelles sont les sanctions en cas de violation des règles HIPAA relatives aux e-mails ?

Toute violation de la loi HIPAA est traitée très sérieusement par les autorités. Ils prendront des mesures sévères contre les violations et détermineront les sanctions en fonction de :

• La nature de la violation

• Le caractère accidentel ou délibéré et malveillant de la violation

• La question de savoir si vous avez pris des mesures pour la corriger en interne

• L'ampleur du préjudice causé

• Le nombre de patients concernés par la violation

• La violation violait les dispositions pénales de la HIPAA.



Ainsi, vous et votre cabinet de chiropratique pourriez être passibles de sanctions civiles ou pénales. Les sanctions civiles varient entre 100 dollars par violation et par personne qui a enfreint les règles et 25 000 dollars. Les sanctions pénales varient entre 50 000 et 250 000 dollars et une peine d'emprisonnement, très probablement.

Comment se conformer aux règles HIPAA pour les e-mails et les SMS

Les pénalités ci-dessus peuvent être écrasantes, même pour les entraînements les plus réussis. De plus, votre réputation professionnelle sera entachée à jamais. La meilleure politique est de rester du bon côté de la loi en tout temps et de se conformer aux règles HIPAA pour les e-mails et les textes contenant tout type d'informations de santé.

Règles HIPAA pour les textes

Les messages courts (SMS) sont très pratiques et rapides. De nombreux patients vous diront : « Ne vous embêtez pas avec un e-mail, envoyez-moi simplement un texto à propos de mon rapport d'avancement ». Avant d'accepter de le faire, afin de respecter les règles HIPAA, vous devez informer le patient des risques liés au stockage d'informations médicales personnelles sur son téléphone portable.



En outre, votre cabinet doit respecter les normes minimales nécessaires en matière de divulgation définies par la HIPAA. Enfin, vous devez mettre en œuvre les garanties techniques qui garantissent la confidentialité des données. Ces garanties incluent :

• L'accès aux données de santé personnelles est limité aux utilisateurs qui en ont besoin pour exercer leurs fonctions

• Un système de surveillance des données de santé personnelles permettant de visualiser l'activité des utilisateurs autorisés, avec une identification claire de chaque utilisateur

• Les utilisateurs autorisés doivent se conformer aux politiques concernant la modification et la destruction des données de santé personnelles

• Les données envoyées en dehors du pare-feu interne doivent être cryptées.

Règles HIPAA pour les e-mails

L'envoi d'

e-mails aux patients n'est pas toujours une idée pratique, mais cela est également imposé par la règle de confidentialité (Code des réglementations fédérales, titre 45 164.522) qui stipule que les prestataires de soins de santé doivent proposer aux patients un autre moyen de communication. La grande majorité des patients opteront pour le courrier électronique.



Cependant, même si vos patients vous donnent leur autorisation expresse, vous ne pouvez pas envoyer de données de santé personnelles par e-mail sans cryptage. Il s'agit de l'une des principales règles HIPAA pour les e-mails. Les autres exigences concernent :

• Les contrôles d'accès •

Les contrôles d'audit

• Les contrôles d'intégrité

• La sécurité de la transmission

• L'authentification par identifiant utilisateur.



Vous devez également avertir les patients des risques liés à l'envoi de données personnelles de santé par courrier électronique avant de recevoir la première communication de ce type de leur part.

Le logiciel de chiropratique Digital Patient Chart est conforme à la norme HIPAA

Toutes ces règles HIPAA pour les e-mails et les SMS sont complexes et nécessiteraient un investissement important dans la cybersécurité et d'autres garanties techniques. L'alternative est d'utiliser Digital Patient Chart, une suite logicielle complète créée en collaboration avec des chiropraticiens.



La suite vous propose des outils complets de gestion du cabinet, notamment des rendez-vous en ligne, des outils de facturation et d'analyse financière, ainsi qu'une plateforme de messagerie sécurisée conforme à la loi HIPAA.



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