1. Introduction
Medximity (« nous », « notre » ou « nos ») s’engage à protéger la confidentialité et la sécurité de vos informations personnelles. La présente Politique de confidentialité décrit la manière dont nous collectons, utilisons, divulguons, stockons et protégeons les informations lorsque vous utilisez notre site web à l’adresse medximity.com, les sous-domaines associés, les applications mobiles et les services connexes (collectivement, la « Plateforme »).
En accédant à la Plateforme ou en l’utilisant, vous reconnaissez avoir lu, compris et accepté les pratiques décrites dans la présente Politique de confidentialité. Si vous n’acceptez pas ces pratiques, veuillez ne pas utiliser la Plateforme.
2. Informations que nous collectons
2.1 Informations que vous fournissez directement
Nous collectons les informations que vous fournissez volontairement lorsque vous utilisez la Plateforme, notamment :
- Informations de compte : Nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, date de naissance et mot de passe lorsque vous créez un compte patient ou prestataire.
- Informations du profil du prestataire : Titres professionnels, National Provider Identifier (NPI), nom du cabinet, spécialités, adresses du cabinet, réseaux d’assurance acceptés, formation, certifications du conseil de spécialité et photographies professionnelles.
- Informations du patient : Coordonnées, informations démographiques, informations d’assurance, antécédents médicaux et autres informations relatives à la santé que vous choisissez de fournir lors de la prise de rendez-vous ou de l’utilisation du portail patient.
- Communications : Messages échangés entre les Patients et les Prestataires via le système de messagerie sécurisée de la Plateforme, soumissions de formulaires de contact et correspondance avec notre équipe d’assistance.
- Informations de paiement : Adresse de facturation et informations de carte de paiement lors des paiements effectués via la Plateforme. Les numéros complets de carte de paiement sont traités par notre prestataire de paiement tiers et ne sont pas stockés sur nos serveurs.
- Contenu généré par l’utilisateur : Avis, évaluations, publications sur le forum et autres contenus que vous soumettez à la Plateforme.
2.2 Informations collectées automatiquement
Lorsque vous accédez à la Plateforme, nous collectons automatiquement certaines informations, notamment :
- Informations sur l’appareil : Type d’appareil, système d’exploitation, type et version du navigateur, résolution d’écran et identifiants uniques de l’appareil.
- Informations d’utilisation : Pages visitées, fonctionnalités utilisées, requêtes de recherche, schémas de clics, temps passé sur les pages et pages de provenance/de sortie.
- Informations de localisation : Localisation géographique approximative basée sur votre adresse IP, utilisée pour afficher les prestataires à proximité et personnaliser les résultats de recherche.
- Données de journal : Adresse IP, dates et heures d’accès, journaux d’erreurs et temps de réponse du serveur.
- Cookies et technologies similaires : Informations collectées par le biais de cookies, balises web, pixels et technologies similaires, comme décrit dans notre Politique relative aux cookies.
2.3 Informations provenant de tiers
Nous pouvons recevoir des informations vous concernant de la part de sources tierces, notamment :
- Des bases de données publiques pour la vérification des titres des prestataires (par exemple, le registre NPI, les conseils d’autorisation d’exercice des États).
- Des partenaires commerciaux qui proposent des services co-marqués ou des offres conjointes.
- Des prestataires d’analyses qui nous aident à comprendre les schémas d’utilisation de la Plateforme.
3. Comment nous utilisons vos informations
Nous utilisons les informations que nous collectons aux fins suivantes :
- Fourniture des services : Exploiter, maintenir et améliorer la Plateforme, y compris les fiches de l’annuaire des prestataires, la prise de rendez-vous, les fonctionnalités du portail patient et les outils de communication.
- Gestion du compte : Créer et gérer votre compte, authentifier votre identité et traiter les transactions.
- Personnalisation : Personnaliser votre expérience, notamment les résultats de recherche personnalisés, les recommandations et le contenu pertinent en fonction de votre localisation et de vos préférences.
- Communications : Envoyer des confirmations de rendez-vous, des rappels, des notifications de compte, des alertes de sécurité et des réponses de l’assistance client.
- Marketing : Envoyer des newsletters, des offres promotionnelles et des mises à jour sur nos services, avec votre consentement lorsque la loi l’exige. Vous pouvez vous désinscrire à tout moment.
- Analyses et amélioration : Analyser les tendances d’utilisation, mesurer l’efficacité de nos fonctionnalités et améliorer les fonctionnalités de la Plateforme ainsi que l’expérience utilisateur.
- Sûreté et sécurité : Détecter, prévenir et traiter les fraudes, abus, incidents de sécurité et problèmes techniques.
- Conformité légale : Respecter les lois, règlements, procédures judiciaires et demandes gouvernementales applicables.
- Vérification des prestataires : Vérifier les titres, le statut d’autorisation d’exercice et les qualifications professionnelles des prestataires de soins de santé.
4. Base juridique du traitement
Nous traitons vos informations personnelles sur la base des fondements juridiques suivants :
- Consentement : Lorsque vous nous avez donné votre consentement explicite pour traiter vos informations à des fins spécifiques, telles que les communications marketing.
- Exécution du contrat : Lorsque le traitement est nécessaire pour remplir nos obligations contractuelles envers vous, par exemple pour fournir les services que vous avez demandés.
- Intérêts légitimes : Lorsque le traitement est nécessaire à la poursuite de nos intérêts commerciaux légitimes, tels que l’amélioration de nos services, la prévention de la fraude et la garantie de la sécurité de la plateforme, à condition que ces intérêts ne prévalent pas sur vos droits et libertés fondamentaux.
- Obligation légale : Lorsque le traitement est nécessaire pour respecter les lois et réglementations applicables.
5. Partage et divulgation des informations
Nous ne vendons pas vos informations personnelles. Nous pouvons partager vos informations dans les circonstances suivantes :
- Avec les prestataires : Lorsque vous prenez un rendez-vous ou communiquez avec un Prestataire, vos coordonnées et informations de santé pertinentes sont partagées avec ce Prestataire afin de faciliter les soins.
- Prestataires de services : Nous partageons des informations avec des prestataires de services tiers qui exécutent des services pour notre compte, notamment l’hébergement, l’analyse des données, le traitement des paiements, l’envoi d’e-mails et l’assistance client. Ces prestataires sont contractuellement tenus d’utiliser vos informations uniquement aux fins que nous spécifions et de maintenir des mesures de sécurité appropriées.
- Exigences légales : Nous pouvons divulguer vos informations si la loi nous y oblige ou en réponse à une procédure judiciaire valide, y compris des assignations, des ordonnances judiciaires, des mandats de perquisition ou des demandes gouvernementales.
- Protection des droits : Nous pouvons divulguer des informations lorsque nous estimons que cette divulgation est nécessaire pour protéger nos droits, faire respecter nos Conditions générales, enquêter sur une fraude ou des problèmes de sécurité, ou protéger la sécurité de nos utilisateurs ou du public.
- Transferts d’entreprise : Dans le cadre de toute fusion, acquisition, réorganisation, vente d’actifs ou faillite, vos informations peuvent être transférées à l’entité acquéreuse. Nous vous informerons avant que vos informations ne soient transférées et ne deviennent soumises à une politique de confidentialité différente.
- Avec votre consentement : Nous pouvons partager vos informations avec des tiers lorsque vous nous avez donné votre consentement explicite pour le faire.
- Données agrégées ou dépersonnalisées : Nous pouvons partager des informations agrégées ou dépersonnalisées qui ne peuvent raisonnablement pas être utilisées pour vous identifier, à des fins de recherche, d’analyse, d’étalonnage sectoriel et à d’autres fins.
6. Conservation des données
Nous conservons vos informations personnelles aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les finalités pour lesquelles elles ont été collectées, y compris pour satisfaire à des exigences légales, comptables ou de reporting. Les durées de conservation spécifiques dépendent du type d’information et de la finalité pour laquelle elle a été collectée :
- Informations de compte : Conservées pendant toute la durée d’existence de votre compte et pendant une période raisonnable par la suite afin de respecter les obligations légales et de résoudre les litiges.
- Informations relatives à la santé : Conservées conformément aux exigences applicables en matière de conservation des dossiers de santé au niveau fédéral et des États, qui peuvent imposer une conservation minimale de six (6) à dix (10) ans.
- Documents relatifs aux transactions : Conservés pendant au moins sept (7) ans à des fins fiscales, comptables et de conformité légale.
- Données de journal et d’analyse : Généralement conservées pendant une durée maximale de vingt-quatre (24) mois.
- Préférences marketing : Conservées jusqu’à ce que vous retiriez votre consentement ou modifiiez vos préférences.
Lorsque les informations personnelles ne sont plus nécessaires, nous les supprimons ou les anonymisons de manière sécurisée en utilisant des méthodes commercialement raisonnables.
7. Sécurité des données
Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées conçues pour protéger vos informations personnelles contre l’accès non autorisé, l’altération, la divulgation ou la destruction. Ces mesures comprennent :
- Le chiffrement des données en transit à l’aide des protocoles TLS/SSL.
- Le chiffrement des données sensibles au repos.
- Des contrôles d’accès et des mécanismes d’authentification visant à restreindre l’accès au personnel autorisé.
- Des évaluations régulières de sécurité et des tests de vulnérabilité.
- La formation des employés sur la protection des données et les meilleures pratiques de sécurité.
- Des procédures de réponse aux incidents pour traiter les violations de données.
Malgré nos mesures de sécurité, aucune méthode de transmission sur Internet ni aucun moyen de stockage électronique n’est sécurisé à 100 %. Nous ne pouvons pas garantir la sécurité absolue de vos informations. Il vous incombe de préserver la confidentialité des identifiants de votre compte.
8. Vos droits en matière de confidentialité
Selon votre juridiction, vous pouvez disposer des droits suivants concernant vos informations personnelles :
- Accès : Le droit de demander une copie des informations personnelles que nous détenons à votre sujet.
- Rectification : Le droit de demander la correction d’informations personnelles inexactes ou incomplètes.
- Suppression : Le droit de demander la suppression de vos informations personnelles, sous réserve de certaines exceptions (par exemple, les exigences légales de conservation).
- Portabilité : Le droit de recevoir vos informations personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
- Opposition : Le droit de vous opposer au traitement de vos informations personnelles à certaines fins.
- Limitation : Le droit de demander que nous limitions le traitement de vos informations personnelles dans certaines circonstances.
- Retrait du consentement : Lorsque le traitement est fondé sur le consentement, le droit de retirer votre consentement à tout moment.
Pour exercer l’un de ces droits, veuillez nous contacter à l’adresse [email protected]. Nous répondrons à votre demande dans les délais requis par la loi applicable. Nous pourrons avoir besoin de vérifier votre identité avant de traiter votre demande.
9. Droits à la confidentialité en Californie (CCPA/CPRA)
Si vous résidez en Californie, le California Consumer Privacy Act (« CCPA »), tel que modifié par le California Privacy Rights Act (« CPRA »), vous accorde des droits supplémentaires :
- Droit de savoir : Vous avez le droit de demander que nous divulguions les catégories et les éléments spécifiques d’informations personnelles que nous avons collectés à votre sujet, les catégories de sources, les finalités commerciales de la collecte et les catégories de tiers avec lesquels nous partageons vos informations.
- Droit à la suppression : Vous avez le droit de demander la suppression de vos informations personnelles, sous réserve de certaines exceptions.
- Droit à la rectification : Vous avez le droit de demander la correction d’informations personnelles inexactes.
- Droit de refus de vente/partage : Nous ne vendons pas vos informations personnelles. Nous ne partageons pas vos informations personnelles à des fins de publicité comportementale intercontextuelle.
- Droit de limiter l’utilisation des informations personnelles sensibles : Vous avez le droit de limiter l’utilisation ou la divulgation de vos informations personnelles sensibles.
- Absence de discrimination : Nous ne pratiquerons aucune discrimination à votre encontre pour l’exercice de l’un quelconque de vos droits à la confidentialité.
Pour soumettre une demande au titre du CCPA, contactez-nous à l’adresse [email protected] ou appelez-nous au (833) 633-9464. Vous pouvez désigner un agent autorisé pour présenter une demande en votre nom en fournissant une autorisation écrite signée.
Au cours des douze (12) mois précédents, nous avons collecté les catégories suivantes d’informations personnelles : identifiants, informations commerciales, activité sur Internet ou le réseau, données de géolocalisation, informations professionnelles ou liées à l’emploi (pour les Prestataires) et informations relatives à la santé (pour les Patients qui les fournissent).
10. HIPAA et informations de santé protégées
Dans la mesure où Medximity reçoit, crée, conserve ou transmet des informations de santé protégées (« PHI ») telles que définies par le Health Insurance Portability and Accountability Act de 1996 (« HIPAA ») et ses règlements d’application, nous respectons les exigences applicables de la HIPAA en tant que Business Associate.
Nous concluons des Business Associate Agreements (« BAA ») avec les Prestataires de soins de santé qui utilisent notre Plateforme, comme l’exige la HIPAA. Ces BAA régissent notre utilisation et notre divulgation des PHI et nous obligent à mettre en œuvre des garanties appropriées.
Nous n’utilisons ni ne divulguons de PHI à des fins de marketing sans votre autorisation écrite expresse. Nous signalons rapidement toute violation de PHI non sécurisées, comme l’exige la HIPAA Breach Notification Rule.
11. Confidentialité des enfants
La Plateforme n’est pas destinée aux enfants de moins de treize (13) ans. Nous ne collectons pas sciemment d’informations personnelles auprès d’enfants de moins de 13 ans. Si nous prenons connaissance du fait que nous avons collecté par inadvertance des informations personnelles auprès d’un enfant de moins de 13 ans, nous prendrons des mesures pour supprimer rapidement ces informations. Si vous êtes parent ou tuteur et que vous pensez que votre enfant nous a fourni des informations personnelles, veuillez nous contacter à l’adresse [email protected].
12. Cookies et technologies de suivi
Nous utilisons des cookies et des technologies de suivi similaires pour collecter et stocker des informations sur vos interactions avec la Plateforme. Pour des informations détaillées sur les types de cookies que nous utilisons, la manière dont nous les utilisons et la façon dont vous pouvez gérer vos préférences en matière de cookies, veuillez consulter notre Politique relative aux cookies.
13. Utilisateurs internationaux
La Plateforme est exploitée depuis les États-Unis. Si vous accédez à la Plateforme depuis l’extérieur des États-Unis, vos informations peuvent être transférées, stockées et traitées aux États-Unis ou dans d’autres pays où opèrent nos prestataires de services. En utilisant la Plateforme, vous consentez au transfert de vos informations vers les États-Unis et d’autres juridictions pouvant avoir des lois sur la protection des données différentes de celles de votre pays de résidence.
Pour les utilisateurs au Canada, nous nous conformons aux dispositions applicables de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDE ») et à la législation provinciale applicable en matière de confidentialité.
14. Liens vers des tiers
La Plateforme peut contenir des liens vers des sites web, services ou applications tiers que nous n’exploitons pas. La présente Politique de confidentialité ne s’applique pas à ces services tiers. Nous ne sommes pas responsables des pratiques de confidentialité des sites web tiers. Nous vous encourageons à consulter les politiques de confidentialité de tout site web tiers que vous visitez.
15. Modifications de la présente Politique de confidentialité
Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de confidentialité de temps à autre afin de refléter les changements apportés à nos pratiques, aux exigences légales ou à nos besoins opérationnels. Les modifications substantielles seront indiquées par la mise à jour de la date d’« Entrée en vigueur » figurant en haut de cette page. Nous vous encourageons à consulter régulièrement la présente Politique de confidentialité.
Si nous apportons des modifications substantielles qui affectent de manière significative la façon dont nous traitons vos informations personnelles, nous fournirons un avis visible sur la Plateforme ou vous en informerons par e-mail (si nous disposons de votre adresse e-mail) avant l’entrée en vigueur des modifications.
16. Coordonnées
Si vous avez des questions, préoccupations ou réclamations concernant la présente Politique de confidentialité ou nos pratiques en matière de données, veuillez nous contacter :
- Équipe confidentialité : [email protected]
- Assistance générale : [email protected]
- Page de contact : medximity.com/contact-us
17. Références juridiques
La présente Politique de confidentialité est conçue pour respecter notamment les lois et réglementations suivantes :
- HIPAA — Loi publique 104-191
- CCPA/CPRA — Code civil de Californie §§ 1798.100–1798.199
- FTC Act — 15 U.S.C. § 45
- COPPA — 15 U.S.C. §§ 6501–6506
- CAN-SPAM Act — 15 U.S.C. §§ 7701–7713
- PIPEDA (Canada) — L.C. 2000, ch. 5