Pour ajouter manuellement un nouveau dossier patient dans DigitalPatientChart, accédez à Patients > Ajouter un nouveau patient et remplissez les champs obligatoires. La plupart des dossiers prennent moins de cinq minutes à saisir.
Avant de commencer
La saisie manuelle est mieux adaptée aux dossiers individuels. Si vous devez ajouter plusieurs patients à la fois, utilisez plutôt l'outil d'importation en masse — voir Importation de dossiers patients en masse dans la section Articles connexes ci-dessous.
Ayez les éléments suivants à portée de main avant de commencer :
- Nom légal et date de naissance du patient
- Un numéro de téléphone principal
- Les informations d'assurance (le cas échéant)
Combien de temps faut-il pour saisir manuellement un dossier patient ? Pour un nouveau patient dont les informations sont complètes, comptez 3 à 5 minutes.
{{screenshot: DigitalPatientChart dashboard with Patients menu expanded, Add New Patient option highlighted}}Comment ajouter un nouveau dossier patient (étape par étape)
Suivez ces étapes pour enregistrer un nouveau patient dans DigitalPatientChart :
- Depuis le tableau de bord principal, cliquez sur Patients dans le menu de navigation de gauche.
- Cliquez sur Ajouter un nouveau patient dans le coin supérieur droit de l'écran Patients.
- Le formulaire Nouveau profil patient s'ouvre. Remplissez tous les champs obligatoires (indiqués par un astérisque rouge).
- Ajoutez les champs facultatifs applicables — assurance, médecin prescripteur, contact d'urgence.
- Cliquez sur Enregistrer le dossier patient en bas du formulaire.
Une fois enregistré, le dossier est immédiatement disponible pour la prise de rendez-vous, la facturation et les notes de traitement.
{{screenshot: New Patient Profile form with required fields highlighted and Save Patient Record button visible}}Champs obligatoires et champs facultatifs
Savoir quelles informations sont nécessaires à la création d'un dossier patient permet d'éviter les erreurs de validation à l'enregistrement.
Champs obligatoires pour l'enregistrement d'un nouveau patient
- Prénom et nom de famille
- Date de naissance
- Sexe biologique (utilisé pour la documentation clinique)
- Numéro de téléphone principal
Champs facultatifs
- Adresse e-mail — non obligatoire. Vous pouvez créer un dossier patient sans adresse e-mail et mettre à jour le dossier ultérieurement.
- Organisme assureur et numéro d'adhérent
- Médecin prescripteur
- Contact d'urgence
- Adresse postale
Les champs relatifs à l'assurance sont facultatifs lors de l'admission, mais doivent être remplis avant de soumettre une demande de remboursement. Si vous les laissez vides, un avertissement s'affichera lors de la facturation.
Saisie manuelle et soumission du formulaire d'admission patient
La différence entre la saisie manuelle et la soumission du formulaire d'admission patient réside dans la personne qui saisit les données.
Méthode Qui saisit les données Utilisation recommandée Saisie manuelle Personnel du cabinet Le patient est présent, appelle ou a été adressé par fax Formulaire d'admission patient Le patient (en libre-service) Le patient remplit les documents pré-consultation en ligneLorsqu'un patient soumet un formulaire d'admission numérique, DigitalPatientChart crée automatiquement un dossier provisoire — aucune saisie manuelle n'est nécessaire. La saisie manuelle est la solution appropriée lorsqu'un patient n'a pas rempli de formulaire d'admission avant sa première consultation.
Résolution des erreurs courantes
Pourquoi mon dossier patient ne s'enregistre-t-il pas ?
Si le dossier ne s'enregistre pas, un champ obligatoire est probablement incomplet. Faites défiler le formulaire vers le haut — les champs obligatoires dont les données sont manquantes affichent un encadré rouge et un message d'erreur intégré. Remplissez tous les champs signalés, puis cliquez à nouveau sur Enregistrer le dossier patient.
Comment corriger une erreur de doublon de dossier patient dans DigitalPatientChart
Lors de l'enregistrement d'un nouveau profil, le système recherche les dossiers existants portant le même nom et la même date de naissance. Si une correspondance est trouvée, une fenêtre modale Doublon de patient détecté s'affiche. Deux options s'offrent à vous :
- Afficher le dossier existant — ouvre le profil existant afin que vous puissiez confirmer qu'il s'agit du même patient.
- Enregistrer comme nouveau dossier — à utiliser uniquement si vous avez confirmé qu'il s'agit de deux patients différents portant le même nom et la même date de naissance.
Ne fermez pas l'avertissement de doublon sans avoir consulté le dossier existant. La création de doublons non intentionnels peut affecter la facturation et l'historique des traitements.
Erreurs de format dans les champs d'assurance
Les champs Numéro d'adhérent et Numéro de groupe n'acceptent que des caractères alphanumériques. Supprimez les espaces, les tirets et les caractères spéciaux si vous recevez une erreur de format sur ces champs.
Le dossier est enregistré mais n'apparaît pas dans la liste des patients
Vérifiez le filtre actif en haut de l'écran Patients. Si la liste est filtrée par praticien ou par site, le nouveau dossier peut être masqué. Effacez tous les filtres et recherchez le patient par son nom de famille.
{{screenshot: Duplicate Patient Detected modal showing View Existing Record and Save as New Record options}}Articles connexes
- Modification d'un dossier patient existant dans DigitalPatientChart
- Configuration du formulaire d'admission patient numérique
- Importation de dossiers patients en masse
- Association d'un dossier patient à un rendez-vous
- Comment soumettre une demande de remboursement à partir d'un dossier patient
Besoin d'aide supplémentaire ?
Contactez le support DigitalPatientChart à l'adresse [email protected] ou ouvrez un ticket depuis le menu Aide dans votre compte. Joignez une capture d'écran de tout message d'erreur afin d'accélérer la résolution.
