La protección de datos es un tema muy delicado, especialmente desde la era de Internet. La protección de datos médicos es aún más sensible y, desde 1996, se rige por la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA) en todo Estados Unidos. Esta ley regula las comunicaciones entre los profesionales de la salud y los pacientes. En este artículo, detallaremos las reglas HIPAA para correos electrónicos y textos enviados por una práctica quiropráctica a los pacientes.
¿Los quiroprácticos están obligados a cumplir con las reglas de la HPAA?
Como se indicó anteriormente, todos los profesionales de la salud, instituciones y personal están obligados a cumplir con las normas HIPAA. Esto incluye:
• Quiroprácticos
• Recepcionistas en escritorios de práctica quiropráctica
• Enfermeras, asistentes y otros empleados de la clínica quiropráctica.
En definitiva, usted y su personal en su práctica quiropráctica deben cumplir con esta ley de protección de datos médicos.
¿Cuáles son las sanciones por incumplir las reglas de HIPAA para correos electrónicos?
Cualquier violación de la HIPAA es tratada muy seriamente por las autoridades. Tomarán medidas severas contra las infracciones, y determinarán las sanciones con base en:
• La naturaleza de la violación
• Si la violación fue accidental o intencionada y maliciosa
• Si tomó medidas para corregirla internamente
• Cuánto daño causó
• Cuántos pacientes se vieron afectados por la violación
• Si la violación violó las disposiciones penales de la HIPAA.
Por lo tanto, usted y su práctica quiropráctica pueden enfrentar sanciones civiles o penales. Las sanciones civiles oscilan entre $100 por violación por persona que violó las reglas y $25,000. Las sanciones penales oscilan entre 50 mil y 250 mil dólares y el tiempo de cárcel, muy probablemente.
Cómo cumplir con las reglas HIPAA para correos electrónicos y textos
Los penaltis anteriores pueden ser paralizantes incluso para la práctica más exitosa. Además, tu reputación profesional se verá manchada para siempre. La mejor política es permanecer en el lado correcto de la ley todo el tiempo y cumplir con las reglas HIPAA para correos electrónicos y textos que contengan cualquier tipo de información de salud.
Reglas HIPAA para Textos
Los mensajes de texto cortos (SMS) son muy convenientes y rápidos. Muchos pacientes te dirán: “no te molestes con un correo electrónico, solo envíame un mensaje de texto sobre mi informe de progreso”. Antes de aceptar hacerlo, para cumplir con las normas HIPAA, debe informar al paciente de los riesgos de tener la información personal de salud almacenada en su teléfono móvil.
Además, su práctica debe cumplir con los estándares mínimos necesarios para la divulgación establecidos por HIPAA. Finalmente, debe implementar las salvaguardas técnicas que aseguren la privacidad de los datos. Estas salvaguardas incluyen:
• El acceso a los datos personales de salud se limita a los usuarios que los necesitan para desempeñar sus funciones laborales
• Un sistema de monitoreo de datos personales de salud para ver la actividad de los usuarios autorizados, con identificación clara de cada usuario
• Los usuarios autorizados deben cumplir con las políticas relativas a alterar y destruir datos personales de salud
• Los datos enviados fuera del firewall interno deben estar encriptados.
Reglas HIPAA para correos electrónicos
Enviarpor correo electrónico a los pacientes no siempre es una idea conveniente, pero también lo exige la Regla de Privacidad (Código de Reglamentos Federales Título 45 164.522) que establece que los proveedores de atención médica deben ofrecer a los pacientes un medio de comunicación alternativo. La mayor mayoría de los pacientes elegirán el correo electrónico.
No obstante, aunque tus pacientes te den su permiso expreso, no puedes enviar datos personales de salud por correo electrónico sin encriptación. Esta es una de las principales reglas HIPAA para correos electrónicos. Los otros requerimientos involucran:
• Controles de acceso • Controles de auditoría
• Controles de integridad
• Seguridad
de transmisión
• Autenticación de ID de usuario.
También, debe advertir a los pacientes de los riesgos de enviar datos personales de salud por correo electrónico antes de recibir la primera comunicación de este tipo por parte de ellos.
El software quiropráctico de gráficos digitales de pacientes cumple con HIPAA
Todas estas reglas HIPAA para correos electrónicos y textos son complejas y requerirían una importante inversión en ciberseguridad y otras salvaguardas técnicas. La alternativa es usar Digital Patient Chart, un paquete de software completo creado junto con quiroprácticos.
La suite le ofrece herramientas completas de administración de prácticas, que incluyen citas en línea, herramientas de facturación y análisis financiero, y una plataforma de correo electrónico segura y compatible con HIPAA.
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